Pengelolaan Arsip Makin Canggih, Warni Ingin UGM Jangan Lupakan Cara Konvensional

194
Pensiunan Kepala Bidang Data Base Arsip UGM Suwarni menilai, kelengkapan dokumen fisik di era teknologi canggih ini masih dibutuhkan. Foto: Kinanthi
Pensiunan Kepala Bidang Data Base Arsip UGM Suwarni menilai, kelengkapan dokumen fisik di era teknologi canggih ini masih dibutuhkan. Foto: Kinanthi

KAGAMA.CO, BULAKSUMUR – Tahun 2019 ini, UGM menginjak usianya yang ke-70.

Jika diibaratkan manusia, tentu ini bukan usia yang muda.

Sampai di titik ini, UGM telah menyisakan banyak kenangan dan pengalaman yang berkesan bagi setiap penghuninya.

Beberapa orang mempunyai pandangan masing-masing tentang kiprah UGM sebagai salah satu universitas tertua di Indonesia.

Dra. Suwarni Darsohardjono, salah satu sesepuh UGM sekaligus mantan Kepala Sub Unit Humas dan Kepala Bidang Data Base Arsip UGM, pernah mengabdi selama 25 tahun dan sepanjang itu berkutat dengan arsip-arsip UGM.

“Teknologi sesungguhnya hanyalah alat untuk memudahkan pekerjaan. Sedangkan hasil kerja lebih ditentukan oleh kinerja kita. Untuk itu marilah kita bekerja bersungguh-sungguh dan punya visi ke depan. Agar apa yang kita lakukan saat ini bermanfaat bagi generasi yang akan datang,” tulis Warni dalam bukunya yang berjudul Aplikasi Penelusuran Data Berdasar Indeks.

Perempuan yang dijuluki “Sang Penjaga Sejarah UGM” itu mempunyai berbagai pandangan tentang UGM saksi bisu perjalanan kariernya.

Mulai dari hal yang paling dekat dengan Warni, hingga eksistensi UGM dari waktu ke waktu.

Baca juga: Rimawan Pradiptyo, Ekonom UGM yang Membawa Ilmu Experimental Economics ke Indonesia

Jangan Lupakan Cara Konvensional

Dikatakan oleh Warni, teknologi semakin berkembang, terutama terkait pengelolaan arsip UGM.

Walaupun demikian, cara konvensional jangan sepenuhnya ditinggalkan.

“Untuk pengelolaan arsip, UGM tu mbok tetap ngeprint-lah. Minimal sepuluh lembar, untuk arsipnya satu, untuk unitnya satu, dan seterusnya. Pertama, arsip lebih mudah dicari. Kedua, sampai akhir zaman juga tetap dicari,” ujarnya saat ditemui KAGAMA, belum lama ini.

Warni mengamati, sekarang dokumen-dokumen arsip UGM berupa fotokopian.

Menurutnya akan lebih baik jika arsip yang disimpan adalah dokumen asli.

Ada pun kritik lainnya dari Warni tentang arsip UGM, menurutnya olehnya saat ini informasi atau detail sejarah aktivitas UGM tidak selengkap dulu.

Hal itu ia ceritakan sambil menunjukkan data tentang pembelian tanah yang pernah dilakukan UGM.

“Ini waktu itu mau membeli tanah, dibentuk panitia penafsiran harga tanah di Bulaksumur dulu. Dijelaskan di sini panitianya siapa. Kapan proses verbalnya. Berapa hektar yang terbeli. Nah itu proses verbalnya, aku punya juga. Kalau sudah ada itu, kan kita baru cari dokumennya. Ada informasinya, ada buktinya. Sekarang kaya gitu sudah nggak ada. Aku nggak tau sekarang gimana, mungkin ada di bagian Aset, tetapi aku juga nggak tau,” ungkapnya.

Baca juga: Bung Hatta dan UGM